Geschenke und Bewirtung – steuerlich richtig handeln

Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Unternehmens sind, dürfen den Gewinn nur mindern, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der dem Empfänger im Wirtschaftsjahr zugewendeten Gegenstände 50 € nicht übersteigen.

Rechtsgrundlage: § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG (Freigrenze ab 1.1.2024 von 35 € auf 50 € angehoben)

Wichtige Eigenheiten

• Freigrenze, kein Freibetrag: Bei einer einzigen Überschreitung um 1 Cent ist der gesamte Wert nicht abziehbar.
• Pro Empfänger pro Wirtschaftsjahr: Mehrere Geschenke an dieselbe Person werden zusammengerechnet.
• Maßgebliche Wertgrenze: Bei Vorsteuerabzugsberechtigung gilt der Nettowert, sonst der Bruttowert.
• Verpackung und Versand: Übliche Verpackung zählt nicht zur Wertgrenze; aufwendige Verpackung schon.
• Streuwerbeartikel ≤ 10 € netto: Fallen nicht unter die Aufzeichnungspflicht und sind voll abziehbar.
• Aufzeichnungspflicht: Geschenke sind getrennt von den übrigen Betriebsausgaben zu erfassen (§ 4 Abs. 7 EStG) – sonst kein Abzug.

Pauschalsteuer nach § 37b EStG

Der Schenker kann die Einkommensteuer des Empfängers mit 30 % zzgl. Soli pauschal übernehmen. Voraussetzung: Anwendung einheitlich auf alle Sachzuwendungen des Wirtschaftsjahres an Geschäftspartner. Der Empfänger ist schriftlich zu informieren.

Aufmerksamkeit zum persönlichen Anlass (60-€-Grenze)

Sachzuwendungen aus Anlass eines persönlichen Ereignisses (Geburtstag, Hochzeit, Geburt, Jubiläum, Einschulung des Kindes) bleiben bis 60 € brutto steuer- und sozialversicherungsfrei.

Rechtsgrundlage: R 19.6 Abs. 1 LStR

Sachbezugsfreigrenze 50 €/Monat

Sachzuwendungen ohne persönlichen Anlass bleiben bis 50 € brutto pro Monat steuer- und SV-frei – als Summe ALLER Sachbezüge des Monats.

Rechtsgrundlage: § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG

• Zusätzlichkeitserfordernis (§ 8 Abs. 4 EStG): Nur Sachbezüge, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden, sind begünstigt – Gehaltsumwandlung schließt die Begünstigung aus.
• Gutscheine: Müssen die Anforderungen des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen (Closed-Loop, eingeschränktes Akzeptantennetz).
• Freigrenze, kein Freibetrag.

Geldzuwendungen

Bargeld, Überweisungen oder als Bargeld einlösbare Gutscheine sind immer Arbeitslohn – auch bei kleinen Beträgen. SV-pflichtig.

Pauschalierung nach § 37b Abs. 2 EStG

Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer können mit 30 % pauschaler Lohnsteuer versteuert werden. Achtung: SV-Pflicht bleibt bestehen (anders als bei § 40 Abs. 2 EStG).

Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar; der angemessene und nachgewiesene Aufwand bildet die Grundlage. Die Vorsteuer ist zu 100 % abziehbar (BMF v. 30.6.2021).

Rechtsgrundlage: § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG; § 15 UStG

Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg

• Maschinell erstellte Rechnung des Restaurants (handgeschriebene werden nicht anerkannt)
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Datum der Bewirtung (gesondert, nicht nur das Rechnungsdatum)
• Vollständige Namen aller Teilnehmer (auch des Bewirtenden)
• Konkreter Anlass – nicht nur „Geschäftsessen"
• Bei Rechnungen über 250 € brutto: vollständiger Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens
• Trinkgeld: gesondert vom Empfänger quittiert

Arbeitsessen (R 19.6 Abs. 2 LStR)

Speisen und Getränke, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern aus Anlass eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes unentgeltlich oder verbilligt überlässt, sind kein Arbeitslohn, wenn der Wert je Arbeitnehmer 60 € brutto nicht übersteigt.

• Außergewöhnlich = nicht zur Routine gehörend, ungeplant, dringend (z. B. IT-Notfall, Krisenbesprechung am Wochenende)
• Voller Betriebsausgabenabzug (NICHT die 70-%-Regel)
• Volle Vorsteuer

Belohnungsessen / regelmäßige Bewirtung

Bewirtung ohne außergewöhnlichen Arbeitseinsatz (z. B. das wöchentliche Team-Lunch, das Essen nach jedem Jahresabschluss) ist voll Arbeitslohn – mit Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht. Pauschalierung mit 30 % nach § 37b EStG ist möglich, hebt aber die SV-Pflicht nicht auf.

Bei Betriebsveranstaltungen bleibt ein Freibetrag von 110 € brutto pro Arbeitnehmer und Veranstaltung steuer- und sozialversicherungsfrei – für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr.

Rechtsgrundlage: § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG

Eine Anhebung des Freibetrags auf 150 € war zwischenzeitlich diskutiert, wurde aber nicht umgesetzt. Es bleibt bei 110 €.

Berechnung

• Alle Aufwendungen einbeziehen: Speisen, Getränke, Raum, Künstler, Reisekosten, Geschenke ≤ 60 €, Trinkgelder, Deko
• Pro-Kopf-Berechnung: Gesamtaufwand geteilt durch ANWESENDE Teilnehmer (nicht eingeladene)
• Begleitperson zählt zum jeweiligen Mitarbeiter: Der Aufwand der Begleitung wird dem MA hinzugerechnet

Voraussetzungen für den Freibetrag

• Geselliger Anlass (kein reines Arbeitsmeeting)
• Offen für alle Mitarbeiter (eines Betriebs oder Betriebsteils)
• Maximal 2. Veranstaltung des Jahres

Pauschalierung 25 % nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG

Wird die 110-€-Grenze überschritten oder ist es die 3. Veranstaltung, kann der Arbeitgeber den Arbeitslohn pauschal mit 25 % zzgl. Soli versteuern. Die Pauschalierung führt zur Sozialversicherungsfreiheit – allerdings nur, wenn sie zeitnah erfolgt.

Bei Veranstaltungen mit Mitarbeitern UND externen Gästen (Kundenveranstaltung mit eigener Belegschaft, Sommerfest mit Geschäftspartnern) ist eine Aufteilung nach Köpfen erforderlich.

• Mitarbeiteranteil: Behandlung wie Betriebsveranstaltung – 110-€-Freibetrag pro MA, ggf. Pauschalierung 25 %
• Gästeanteil: Aufteilung in Bewirtung (70 % BA), Geschenke (50-€-Freigrenze), sonstigen Repräsentationsaufwand
• Pauschalierung 30 % nach § 37b EStG für Sachzuwendungen an Externe möglich

* SV-Freiheit nur bei zeitnaher Pauschalierung bis 28.2. des Folgejahres (BSG 2024).